Hostingovereenkomst
De hostingovereenkomst ziet op de afspraken tussen de hostingprovider en afnemer. Bij deze dienstverlening biedt de hostingprovider ruimte aan voor de opslag van bijvoorbeeld data, informatie, een website of webapplicatie. De afnemer zal middels de hostingovereenkomst met name de continuïteit van de dienst willen waarborgen. Andere bijzondere aandachtspunten van de hostingovereenkomst zijn de onderwerpen privacy, security en exit.
De hostingovereenkomst ziet op de afspraken tussen de hostingprovider en afnemer. Bij deze dienstverlening biedt de hostingprovider ruimte aan voor de opslag van bijvoorbeeld data, informatie, een website of webapplicatie. De afnemer zal middels de hostingovereenkomst met name de continuïteit van de dienst willen waarborgen. Andere bijzondere aandachtspunten van de hostingovereenkomst zijn de onderwerpen privacy, security en exit.
Cloud continuïteitscontract
Bij Cloud is de continuïteit (beschikbaarheid) voor sommige organisaties vitaal. Om continuïteit te waarborgen kan een Cloud-continuïteitsovereenkomst worden gesloten. Zekerheid kan op een aantal wijzen worden vormgegeven in de continuïteitsovereenkomst. Bijvoorbeeld door met een derde partij (de hosting provider of zogenaamde trusted third party) overeen te komen dat deze in bij discontinuïteit van de leverancier, de dienstverlening zal voortzetten of overnemen.
Bij Cloud is de continuïteit (beschikbaarheid) voor sommige organisaties vitaal. Om continuïteit te waarborgen kan een Cloud continuïteitsovereenkomst worden gesloten. Zekerheid kan op een aantal wijzen worden vormgegeven in de continuïteitsovereenkomst. Bijvoorbeeld door met een derde partij (de hosting provider of zogenaamde trusted third party) overeen te komen dat deze in bij discontinuïteit van de leverancier, de dienstverlening zal voortzetten of overnemen.
Software-as-a-Service contract
Het klassieke model, waarbij de software wordt geïnstalleerd op de daarvoor bestemde hardware, wordt steeds vaker vervangen door SaaS (Software-as-a-Service). Software als dienst in plaats van als product. Bij SaaS kan de afnemer ontwikkeling, levering, onderhoud en hosting van de software verwachten. Afnemers zijn vaak bedacht op de afhankelijke positie die zij hebben ten aanzien van de SaaS leverancier. In het contract worden onder andere afspraken opgenomen over: wijzigingen, storingen en exit. Ook en privacy en security zijn belangrijke onderwerpen.
Het klassieke model, waarbij de software wordt geïnstalleerd op de daarvoor bestemde hardware, wordt steeds vaker vervangen door SaaS (Software-as-a-Service). Software als dienst in plaats van als product. Bij SaaS kan de afnemer ontwikkeling, levering, onderhoud en hosting van de software verwachten. Afnemers zijn vaak bedacht op de afhankelijke positie die zij hebben ten aanzien van de SaaS leverancier. In het contract worden onder andere afspraken opgenomen over: wijzigingen, storingen en exit. Ook en privacy en security zijn belangrijke onderwerpen.
Software distributieovereenkomst
In de software distributieovereenkomst wordt overeengekomen dat de distributeur het recht krijg om producten of diensten van de leverancier te verkopen. Bij het opstellen en de hantering van een distributieovereenkomst is aandacht voor agentuurschap en mededinging belangrijk. Daarnaast zijn heldere afspraken over licentierechten, vergoedingen, looptijd en het eindigen van de overeenkomst nodig.
In de software distributieovereenkomst wordt overeengekomen dat de distributeur het recht krijg om producten of diensten van de leverancier te verkopen. Bij het opstellen en de hantering van een distributieovereenkomst is aandacht voor agentuurschap en mededinging belangrijk. Daarnaast zijn heldere afspraken over licentierechten, vergoedingen, looptijd en het eindigen van de overeenkomst nodig.
Overdrachtsakte intellectuele eigendomsrechten
De houder van een intellectueel eigendomsrecht (IE-recht) kan dit recht overdragen aan een andere partij. De houder van een auteursrecht, patent of merkenrecht kan zijn rechten overdragen. Er zijn uitzonderingen, persoonlijkheidsrechten kunnen niet worden overgedragen en het handelsnaamrecht is slechts beperkt overdraagbaar. De formaliteiten voor de overdracht van een IE-recht is per recht geregeld en gebeurt meestal middels een overdrachtsakte die normaliter wordt gesloten tussen de overdragende partij en de ontvangende partij.
De houder van een intellectueel eigendomsrecht (IE-recht) kan dit recht overdragen aan een andere partij. De houder van een auteursrecht, patent of merkenrecht kan zijn rechten overdragen. Er zijn uitzonderingen, persoonlijkheidsrechten kunnen niet worden overgedragen en het handelsnaamrecht is slechts beperkt overdraagbaar. De formaliteiten voor de overdracht van een IE-recht is per recht geregeld en gebeurt meestal middels een overdrachtsakte die normaliter wordt gesloten tussen de overdragende partij en de ontvangende partij.
Source Code Escrow overeenkomst
De Source Code Escrow overeenkomst beoogt de veiligstelling van de broncode van software voor de afnemer. Bij dit contract worden normaliter drie partijen betrokken: de leverancier van software, de afnemer van de software en een escrow agent. De escrow agent houdt de broncode van de software van de leverancier in depot. In het Source Code Escrow contract wordt de frequentie en reikwijdte van het deponeren overeengekomen en er wordt gecontracteerd bij welke omstandigheden of voorwaarden de agent de broncode aan de afnemer te beschikking zal stellen (bijvoorbeeld bij tekortschieten leverancier, of bij faillissement van de leverancier).
De Source Code Escrow overeenkomst beoogt de veiligstelling van de broncode van software voor de afnemer. Bij dit contract worden normaliter drie partijen betrokken: de leverancier van software, de afnemer van de software en een escrow agent. De escrow agent houdt de broncode van de software van de leverancier in depot. In het Source Code Escrow contract wordt de frequentie en reikwijdte van het deponeren overeengekomen en er wordt gecontracteerd bij welke omstandigheden of voorwaarden de agent de broncode aan de afnemer te beschikking zal stellen (bijvoorbeeld bij tekortschieten leverancier, of bij faillissement van de leverancier).
Open Source Software licentie
Het gebruik van Open Source Software is niet vrijblijvend. Bij open source wordt de source (bron) van de software door de licentiegever aan de licentienemer ter beschikking gesteld ten behoeve van de verdere ontwikkeling van de software. De voorwaarden die de licentiegever stelt bij de verlening van het gebruiksrecht kunnen worden in de open source software licentie. Bekende licentiemodellen zijn de GNU GPL, Mozilla Public License, ELP en de MIT license.
Het gebruik van Open Source Software is niet vrijblijvend. Bij open source wordt de source (bron) van de software door de licentiegever aan de licentienemer ter beschikking gesteld ten behoeve van de verdere ontwikkeling van de software. De voorwaarden die de licentiegever stelt bij de verlening van het gebruiksrecht kunnen worden in de open source software licentie. Bekende licentiemodellen zijn de GNU GPL, Mozilla Public License, ELP en de MIT license.
ICT maintenance en support overeenkomst
Een contract dat ziet op ondersteuning van gebruikers van software en het onderhoud van de software wordt vaak de maintenance en support overeenkomst genoemd. Dikwijls is de partij die maintenance en support levert ook de leverancier van de software. Belangrijke aandachtspunten bij het opstellen en beoordelen van dit contract voor zowel de afnemer als de leverancier zijn de omvang van de dienstverlening, garanties, randvoorwaarden, prijzen en tarieven en fall back- en uitwijkregelingen.
Een contract dat ziet op ondersteuning van gebruikers van software en het onderhoud van de software wordt vaak de maintenance en support overeenkomst genoemd. Dikwijls is de partij die maintenance en support levert ook de leverancier van de software. Belangrijke aandachtspunten bij het opstellen en beoordelen van dit contract voor zowel de afnemer als de leverancier zijn de omvang van de dienstverlening, garanties, randvoorwaarden, prijzen en tarieven en fall back- en uitwijkregelingen.
Software ontwikkelingscontract
De software ontwikkelingsovereenkomst ziet op de ontwikkeling en levering van software door een leverancier aan de afnemer. Bij het opstellen van de softwareontwikkelingsovereenkomst wordt onder andere gekeken naar het prijsmodel, de werkwijze, het licentiemodel, acceptatie, intellectuele eigendomsrechten, garanties en de bijbehorende dienstverlening. Goede (maatwerk) afspraken en een goed contract hebben invloed op een succesvolle uitkomst en afronding.
De software ontwikkelingsovereenkomst ziet op de ontwikkeling en levering van software door een leverancier aan de afnemer. Bij het opstellen van de software ontwikkelingsovereenkomst wordt onder andere gekeken naar het prijsmodel, de werkwijze, het licentiemodel, acceptatie, intellectuele eigendomsrechten, garanties en de bijbehorende dienstverlening. Goede (maatwerk) afspraken en een goed contract hebben invloed op een succesvolle uitkomst en afronding.
Verwerkersovereenkomst
In de verwerkersovereenkomst (voorheen: bewerkersovereenkomst) worden de afspraken met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens vastgelegd. Op grond van de geldende privacywetgeving en de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) zijn partijen verplicht een schriftelijke overeenkomst te sluiten indien de ene partij beroep doet op een andere partij om persoonsgegevens te verwerken. In de verwerkersovereenkomst vind men afspraken over de rol van de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker en sub-verwerkers, afspraken over beveiliging van persoonsgegevens en de meldplicht datalekken.
In de verwerkersovereenkomst (voorheen: bewerkersovereenkomst) worden de afspraken met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens vastgelegd. Op grond van de geldende privacywetgeving en de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) zijn partijen verplicht een schriftelijke overeenkomst te sluiten indien de ene partij beroep doet op een andere partij om persoonsgegevens te verwerken. In de verwerkersovereenkomst vind men afspraken over de rol van de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker en sub-verwerkers, afspraken over beveiliging van persoonsgegevens en de meldplicht datalekken. De AVG stelt minimum vereisten aan hetgeen dient te worden geregeld in de verwerkersovereenkomst. De verwerkersovereenkomst dient te worden afgestemd op de organisatie en het soort product / dienst dat wordt geleverd of afgenomen.
ICT-leveringsvoorwaarden
Leveranciers van ICT-producten en ICT-dienstverlening staan bloot aan grote aansprakelijkheidsrisico’s tegenover (soms) relatief geringe beloningen. Leveranciers zijn gebaat bij de bescherming tegen ondernemersrisico’s middels leveringsvoorwaarden. De ICT-leveringsvoorwaarden worden zo opgesteld dat zij zoveel mogelijk de belangen van de leverancier beschermen. Een aandachtspunt is een (geldige) toepasselijkheidsverklaring van de leveringsvoorwaarden op de relatie met afnemers.
Leveranciers van ICT-producten en ICT-dienstverlening staan bloot aan grote aansprakelijkheidsrisico’s tegenover (soms) relatief geringe beloningen. Leveranciers zijn gebaat bij de bescherming tegen ondernemersrisico’s middels leveringsvoorwaarden. De ICT-leveringsvoorwaarden worden zo opgesteld dat zij zoveel mogelijk de belangen van de leverancier beschermen. Een aandachtspunt is een (geldige) toepasselijkheidsverklaring van de leveringsvoorwaarden op de relatie met afnemers.
ICT-Inkoopvoorwaarden
Het (standaard) model inkoopvoorwaarden waarover een organisatie beschikt, blijkt vaak ongeschikt voor de inkoop van ICT-producten of ICT-dienstverlening. Hantering van een dergelijk model inkoopvoorwaarden zal de afnemer in voorkomende gevallen geen of onvoldoende bescherming bieden. De algemene voorwaarden van de leverancier zullen een afnemer ook slechts beperkte bescherming bieden. Daarom is het belangrijk dat uw organisatie over een eigen set standaard of model inkoopvoorwaarden voor ICT beschikt.
Het (standaard) model inkoopvoorwaarden waarover een organisatie beschikt, blijkt vaak ongeschikt voor de inkoop van ICT-producten of ICT-dienstverlening. Hantering van een dergelijk model inkoopvoorwaarden zal de afnemer in voorkomende gevallen geen of onvoldoende bescherming bieden. De algemene voorwaarden van de leverancier zullen een afnemer ook slechts beperkte bescherming bieden. Daarom is het belangrijk dat uw organisatie over een eigen set standaard of model inkoopvoorwaarden voor ICT beschikt.
Offshoring overeenkomst
Bij offshoring worden bepaalde werkzaamheden in een ander land uitgevoerd. Indien de werkzaamheden worden uitgevoerd door een ander bedrijf, dan is het belangrijk om hierover gedegen afspraken vast te leggen in een offshoring overeenkomst. Offshoring heeft een grensoverschrijdend element, waardoor het om het toepasselijke recht en de wijze en plaats van geschilbeslechting belangrijk zijn. Verder zal men veel onderwerpen terugvinden die ook in het outsourcing contract staan.
Bij offshoring worden bepaalde werkzaamheden in een ander land uitgevoerd. Indien de werkzaamheden worden uitgevoerd door een ander bedrijf, dan is het belangrijk om hierover gedegen afspraken vast te leggen in een offshoring overeenkomst. Offshoring heeft een grensoverschrijdend element, waardoor het om het toepasselijke recht en de wijze en plaats van geschilbeslechting belangrijk zijn. Verder zal men veel onderwerpen terugvinden die ook in een outsourcing contract staan.
Outsourcing contract
In de outsourcing overeenkomst worden afspraken vastgelegd over het uitbesteden (outsourcen) van bepaalde activiteiten. Deze overeenkomst is met name belangrijk wanneer bedrijfsessentiële processen zijn uitbesteed. Afspraken tussen de uitbestedende partij en de dienstverlener in het outsourcingscontract zien onder meer op: kwaliteit, continuïteit, exit, service levels en boetes of andere incentives. ICT-outsourcing kan bijvoorbeeld zien op de uitbesteding van werkplekbeheer of de ontwikkeling van software.
In de outsourcing overeenkomst worden afspraken vastgelegd over het uitbesteden (outsourcen) van bepaalde activiteiten. Deze overeenkomst is met name belangrijk wanneer bedrijfsessentiële processen zijn uitbesteed. Afspraken tussen de uitbestedende partij en de dienstverlener in het outsourcingscontract zien onder meer op: kwaliteit, continuïteit, exit, service levels en boetes of andere incentives. ICT-outsourcing kan bijvoorbeeld zien op de uitbesteding van werkplekbeheer of de ontwikkeling van software.
Back to back contract
Indien door leverancier een sub-leverancier wordt ingeschakeld voor het leveren van goederen of diensten aan de afnemer, dan kan er tussen leverancier en sub-leverancier een back-to-back contract worden gesloten. Bij back-to-back worden de verplichtingen die gelden voor de leverancier ten opzichte van de afnemer, door de leverancier (grotendeels) ook opgelegd aan sub-leverancier. In een back-to-back overeenkomst ziet men name de verplichtingen inzake scope, termijnen, garanties en de toepasselijkheid van algemene voorwaarden terug.
Indien door leverancier een sub-leverancier wordt ingeschakeld voor het leveren van goederen of diensten aan de afnemer, dan kan er tussen leverancier en sub-leverancier een back-to-back contract worden gesloten. Bij back-to-back worden de verplichtingen die gelden voor de leverancier ten opzichte van de afnemer, door de leverancier (grotendeels) ook opgelegd aan sub-leverancier. In een back-to-back overeenkomst ziet men name de verplichtingen inzake scope, termijnen, garanties en de toepasselijkheid van algemene voorwaarden terug.
Samenwerkingscontract
De samenwerkingsovereenkomst ziet normaliter op het vastleggen van een (gelijkwaardige) samenwerking tussen twee of meerdere partijen. Een vastomlijnde wettelijke betekenis ontbreekt, daarom dienen partijen zelf vast te leggen wat er met de samenwerking wordt beoogd. Een samenwerkingsovereenkomst kan door zijn bewoording of uitvoering kwalificeren als een leverancier-afnemersovereenkomst, resellerovereenkomst, distributieovereenkomst of agentuurovereenkomst. Aandachtspunten zijn veelal intellectuele eigendomsrechten en de rechten ten aanzien van (toekomstige) klanten.
Het samenwerkingscontract ziet normaliter op het vastleggen van een (gelijkwaardige) samenwerking tussen twee of meerdere partijen. Een vastomlijnde wettelijke betekenis ontbreekt, daarom dienen partijen zelf vast te leggen wat er met de samenwerking wordt beoogd. Een samenwerkingsovereenkomst kan door zijn bewoording of uitvoering kwalificeren als een leverancier-afnemersovereenkomst, resellerovereenkomst, distributieovereenkomst of agentuurovereenkomst. Aandachtspunten zijn veelal intellectuele eigendomsrechten en de rechten ten aanzien van (toekomstige) klanten.
Letter of Intent
Soms is het verstandig afspraken vast te leggen reeds voor een beoogd contract is gesloten. Tijdens de précontractuele fase kunnen partijen intenties, afspraken en uitgangspunten vastleggen. Dit contract wordt dan vaak de Letter of Intent (LoI) genoemd. In de LoI worden voornamelijk procedure afspraken gemaakt. Bijvoorbeeld over de mogelijkheid om onderhandelingen te beëindigen, over geheimhouding en over inzage in documentatie.
Soms is het verstandig afspraken vast te leggen reeds voor een beoogd contract is gesloten. Tijdens de précontractuele fase kunnen partijen intenties, afspraken en uitgangspunten vastleggen. Dit contract wordt dan vaak de Letter of Intent (LoI) genoemd. In de LoI worden voornamelijk procedure afspraken gemaakt. Bijvoorbeeld over de mogelijkheid om onderhandelingen te beëindigen, over geheimhouding en over inzage in documentatie.
Non-disclosure agreement
Een non-disclosure agreement (NDA) dient ter bescherming van een verstrekker van vertrouwelijke informatie. Deze bescherming ziet op het voorkomen van verspreiding en openbaarmaking van de betreffende informatie. Middels de NDA wordt door de ontvangende partij een geheimhoudingsverklaring gegeven. Aandachtspunten van een NDA zijn de scope, boetes en de duur. In voorkomende gevallen wordt de NDA ook gebruikt om afspraken te maken over de spelregels van de totstandkoming van een contract.
Een non-disclosure agreement (NDA) dient ter bescherming van een verstrekker van vertrouwelijke informatie. Deze bescherming ziet op het voorkomen van verspreiding en openbaarmaking van de betreffende informatie. Middels de NDA wordt door de ontvangende partij een geheimhoudingsverklaring gegeven. Aandachtspunten van een NDA zijn de scope, boetes en de duur. In voorkomende gevallen wordt de NDA ook gebruikt om afspraken te maken over de spelregels van de totstandkoming van een contract.
Raamovereenkomst
De raamovereenkomst bepaalt de overkoepelende afspraken waaronder partijen nadere overeenkomsten (NO, NOK) kunnen sluiten voor de inkoop van producten en diensten. Middels de raamovereenkomst wordt voorkomen dat dezelfde afspraken voor ieder contract opnieuw overeengekomen dienen te worden. Daarnaast biedt een raamovereenkomst uniformiteit.
De raamovereenkomst bepaalt de overkoepelende afspraken waaronder partijen nadere overeenkomsten (NO, NOK) kunnen sluiten voor de inkoop van producten en diensten. Middels de raamovereenkomst wordt voorkomen dat dezelfde afspraken voor ieder contract opnieuw overeengekomen dienen te worden. Daarnaast biedt een raamovereenkomst uniformiteit.
Service Level Agreement
Een Service Level Agreement (SLA) wordt dikwijls ingezet om de kwaliteit en continuïteit van een dienst te waarborgen. In de SLA wordt vastgelegd welk prestaties door leverancier behaald moeten worden, hoe de controle op naleving plaatsvindt en hoe evaluatie en wijzigingen plaatsvinden. De SLA is vaak co-existent met het bovenliggende ICT-contract en de daarbij behorende afspraken. De SLA dient derhalve (juridisch) afgestemd te worden met het ICT-contract.
Een Service Level Agreement (SLA) wordt dikwijls ingezet om de kwaliteit en continuïteit van een dienst te waarborgen. In de SLA wordt vastgelegd welk prestaties door leverancier behaald moeten worden, hoe de controle op naleving plaatsvindt en hoe evaluatie en wijzigingen plaatsvinden. De SLA is vaak co-existent met het bovenliggende ICT-contract en de daarbij behorende afspraken. De SLA dient derhalve (juridisch) afgestemd te worden met het ICT-contract.